Voor een soepele verhuizing van jouw kantoor geven we in dit artikel een aantal praktische tips. Wanneer jouw kantoor (of bedrijf) al langer bestaat kan je er bijna niet omheen en zal je waarschijnlijk wel één of twee keer verhuizen. Heb je vragen of een kantoorverhuizing na het lezen van dit artikel? Of wil je een kantoorverhuizing uitbesteden? Neem dan contact op via planning@gordijntransport.nl
Wat is een kantoorverhuizing?
In dit artikel bedoelen we met ”kantoor” de bedrijfsruimte van bedrijven die alleen een kantoor nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan consultancy bureaus, makelaarskantoren, notarissen, fiscalisten en financieel dienstverleners. Bedrijven die eigenlijk aan een bureau, bureaustoel, laptop en telefoon voldoende hebben om hun diensten te kunnen uitvoeren.
Wanneer een kantoor groeit en er meer werkplekken nodig zijn, zal er af en toe verhuisd moeten worden naar een grotere locatie. Andersom kan natuurlijk ook gebeuren. Een kantoor heeft meer medewerkers thuiswerken of minder medewerkers in dienst. Ook in dat geval zien wij in de praktijk veel bedrijven naar een kleiner kantoor verhuizen.
Een kantoorverhuizing kan binnen een bestaand pand zijn (bijvoorbeeld een bedrijfsverzamelgebouw) of naar een compleet nieuwe locatie. Daarnaast kan een kantoor soms wel honderd werkplekken bevatten of maar één. In beide gevallen gaat het om een kantoorverhuizing. Het aantal werkplekken maakt in dit geval dan ook niet uit.
In de basis komt het volgende kijken bij een kantoorverhuizing:
- Verhuizing van bureaus en bureaustoelen.
- Verhuizing van printers, hardware, computers en schermen.
- Verhuizing van vergadertafels en projectmeubilair.
- Verhuizing van archiefkasten.
- Verhuizing van lounge meubels.
- Verhuizing en ICT en bekabeling.
Wat is het verschil met een bedrijfsverhuizing?
Bij een bedrijfsverhuizing hebben we het al snel over bedrijven met meer dan alleen een kantoor. Denk bijvoorbeeld aan een meubelmakerij met een werkplaats, een tandartspraktijk, een laboratorium verhuizing of de verhuizing van een installatiebedrijf. Vaak hebben dit soort bedrijven naar een kantoor ook een werkplaats, opslag, werkruimte of bijvoorbeeld speciaal interieur (zoals een tandarts).
In dit geval is er dus niet alleen sprake van de verhuizing van een kantoor, maar ook de verhuizing van:
- Specifiek meubilair (denk bijvoorbeeld aan een tandartsstoel).
- Specifieke instrumenten (in het geval van een laboratorium verhuizing).
- Zware meubels (zoals een werkbank of machines).
- Technische apparatuur (machines en installaties).
- Klassiek of duur meubilair (piano’s).
Vijf tips voor een soepele kantoorverhuizing
Wij hebben vijf tips gemaakt voor iedereen die overweegt zijn of haar kantoor naar een nieuwe locatie te verhuizen. Denk je na het lezen van dit artikel dat het beter is om het uit te besteden? Neem dan vrijblijvend contact op met Verhuisbedrijf Gordijn via planning@gordijntransport.nl.
We hebben meer spullen dan we ons bewust van zijn
Het eerste wat opvalt wanneer je in de verhuizingen gaat werken, en bij mensen over de vloer komt voor verhuisoffertes. Is dat mensen al snel onderschatten hoeveel spullen ze wel niet hebben. Hetzelfde geldt voor een kantoor. Op kantoren staan vaak veel meer spullen dan men zich bewust van is. We denken bij ons kantoor al snel alleen aan onze werkplek, bureaustoel en kast. En vergeten al snel dat het vaak volstaat met planten, krukken, monitoren, printers, wandkasten, boekenkasten, whiteboard aan de muur, spullen in de vensterbank, bekabeling en misschien zelfs wat verhuisdozen met oude spullen. Wanneer we een kantoor dan verhuizen is het vaak een openbaring voor de betreffende persoon die de kantoorverhuizing heeft uitbesteed.
Denk aan de bekabeling en hardware
Een belangrijk onderdeel van een kantoorverhuizing is de verhuizing van bekaling en hardware. En het opnieuw aansluiten van bekabeling en hardware op de nieuwe locatie. Kabels moeten geordend worden en bij het juiste scherm of monitor worden gehouden. Anders wordt het een absolute nachtmerrie om alles weer gekoppeld te krijgen.
Huur een ruimte wagen
Dit sluit eigenlijk aan bij het eerste punt. Dat we al snel onderschatten hoeveel spullen er in een kantoor staan. Daarom het is verstandig om een groter wagen te huren voor de verhuizing dan je zelf zou inschatten. Niet alleen om het zekere voor het onzekere te nemen, maar ook voor de eigen veiligheid. Al snel zijn we geneigd alles in een klein busjes te proppen of in een personenwagen. Om vervolgens te zwaar beladen of met teveel spullen de weg of snelweg op te gaan. Waardoor het zicht in de auto wordt beperkt of de vering vanwege het gewicht onder druk komt te staan. Bij verschillende bedrijven zoals KAV autoverhuur kan je al voor een aantal uur een ruimte bus huren. Waar je met een B rijbewijs in kan en mag rijden.
Verkoop het oude kantoormeubilair
Een kantoorverhuizing is een mooie gelegenheid om in het kader van duurzaamheid het oude meubilair te verkopen. Zodat het een tweede bestemming krijgt op een nieuw kantoor van bijvoorbeeld een startup. Op Marktplaats.nl of andere platformen zit het vol met kleine bedrijven die goedkoop kantoormeubilair zoeken.
Koop nieuw kantoormeubilair
Een nieuwe locatie is vaak ook een mooie gelegenheid om het nieuwe kantoor een upgrade te geven. Het is dan het overwegen waard om te kiezen voor een compleet nieuwe inrichting. Zoals een elektrische zit sta werkplek, comfortabele bureaustoel en gezellig sfeer inrichting.