Voor de verhuizing

De verhuizing van uw bedrijf is spannend en komt in de meeste gevallen eigenlijk helemaal niet uit qua timing. Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf zo min mogelijk productieve tijd verliest, hebben wij onderstaande checklist gemaakt. Met deze punten is uw bedrijf goed voorbereid op een zorgeloze verhuizing naar uw nieuwe pand.

Vraag een offerte aan voor de verhuizing

Wanneer u voor de verhuizing van uw bedrijf een verhuizer wilt inschakelen, is het handig om te kijken naar een aantal bedrijven dat u aanspreekt. Wij adviseren altijd om minimaal 3 offertes op te laten stellen en hieruit een keuze te maken.

Wij hebben een apart artikel geschreven voor het aanvragen van een verhuisofferte. Die is hier te lezen. Wil je direct een offerte aanvragen? Stuur dan een e-mail naar onze planning of bel naar ons kantoor.

Plan de verhuizing in

Nadat u akkoord bent gegaan met een offerte, kunt u de verhuizing inplannen. Overleg samen met het verhuisbedrijf wat de beste datum is voor de verhuizing van uw bedrijf en houdt hierbij rekening met de dagen van voorbereiding en ook met de dagen na de verhuizing. Dit zijn de dagen wanneer u met uw collega’s ervoor zorgt dat het bedrijf zo snel mogelijk weer up and running is. Het is daarom altijd handig om te kijken welke dag in de week het beste uitkomt om te verhuizen.

Check de verzekeringen van uw bedrijf

Een verhuisbedrijf is in principe verzekerd voor schade en ongevallen tijdens de verhuizing. Toch is het altijd handig om hier even naar te vragen bij uw contactpersoon van het verhuisbedrijf. Kijk ook altijd even na of de verzekeringen van uw bedrijf in orde zijn. Geef ook even aan uw verzekeraar door dat u gaat verhuizen.

Indeling schets

Het is handig als u een indeling schets van het nieuwe pand kunt maken. Hierop kunt u dan per kamer of afdeling aan de verhuizers laten zien hoe de meubels komen te staan. Plak deze indien mogelijk ook op iedere deur, zodat de verhuizers altijd even kunnen kijken. Ze hoeven u dan niet continu te vragen naar de indeling.

Draaiboek

Wanneer uw bedrijf wat groter is en de verhuizing daarom een aantal dagen duurt, is het handig om een draaiboek te maken. Hierin kunt u dan vermelden welk gedeelte of welke afdeling er per dag verhuist wordt. Het is dan voor zowel u, uw collega’s en de verhuisploeg duidelijk wat de werkwijze is.

Lijst met contactpersonen

Omdat niet iedereen de hele tijd aanwezig kan zijn, is het handig om een lijst met contactpersonen op te stellen met bijbehorende telefoon nummers. Deze lijst zorgt ervoor dat de voorman van de verhuisploeg makkelijk in contact komt met de juiste persoon bij vragen.

Laat per afdeling weten wanneer zij verhuisd worden

Als bedrijf wilt u natuurlijk dat er zo min mogelijk productieve tijd verloren gaat. Daarom is het handig, vooral bij wat grotere bedrijven om aan de hand van het draaiboek de afdelingen te vertellen wanneer zij verhuisd gaan worden. Op deze manier kunnen zij blijven werken en op het juiste moment de laatste dingen afronden en inpakken. Ook kunnen zij dan na de verhuizing van hun afdeling ervoor zorgen dat deze afdeling zo snel mogelijk weer aan de slag kan.

Voer adreswijzigingen door

Geef tijdig aan uw relaties door wat het adres van uw nieuwe pand is en vergeet ook niet de digitale handtekeningen en uw briefhoofd aan te passen.

Schoonmaken nieuwe pand

Het is altijd fijn als het nieuwe pand 1 of 2 dagen voor de verhuizing helemaal netjes en schoongemaakt wordt. Uw meubels en dozen worden dan gelijk in een nette en schone ruimte neergezet.

Opmeten van nieuwe pand

Voor de verhuizing is het handig om in het nieuwe pand even de ruimtes, ramen en deuren op te meten. Bij twijfel kunt u altijd vragen of de persoon die de verhuizing opneemt even komt kijken. Het kan namelijk zijn dat meubels niet door een deur of raam passen, of dat een bepaalde indeling eigenlijk niet mogelijk is, omdat de muren iets korter zijn dan u aanvankelijk dacht. Hierdoor kan het zijn dat uw indeling schets niet meer klopt en dan is het puzzelen met de meubels.

EHBO koffers en brandblussers

Zorg altijd dat er in zowel het oude als het nieuwe pand voldoende EHBO koffers en brandblussers aanwezig zijn.

Ontvangen van het inpakmateriaal

Maak op tijd even een afspraak met het verhuisbedrijf, wanneer zij de verhuisdozen en inpakmateriaal komen leveren.

Opruimen en sorteren van inboedel

Voor u begint met inpakken en voorbereiden van de inboedel voor de verhuizing, raden wij altijd aan om te kijken of er zaken niet mee gaan. Wellicht kunnen er nog spullen verkocht worden en anders kan het afgevoerd of gedoneerd worden. Het is in ieder geval een mooi moment om op te ruimen voor de verhuizing. Zo worden er geen onnodige spullen verhuisd.

Inpakken en coderen van de dozen

Wanneer u gaat inpakken is het belangrijk dat de dozen goed gecodeerd worden. Naast dat u op de sticker schrijft wat er in de doos zit, schrijft u ook een naam of nummer van een kamer op de sticker. Zo belanden alle dozen op de juiste kamer.

Bewaar belangrijke documenten in een aparte doos of in een kluis

Wellicht zijn er belangrijke papieren of andere zaken die u tijdens de verhuisdagen nodig denkt te hebben, of die u echt niet uit het oog wilt verliezen. Pak deze dan in een aparte doos in en geef door aan de verhuizers dat die doos apart blijft, of vervoer de doos zelf. U kunt het natuurlijk ook in een kluis bewaren, als deze aanwezig is.

Codeer in het nieuwe pand de ruimtes

Als u op de stickers van de dozen een kamernummer of naam hebt geschreven, schrijf deze dan ook op een papier en plak dit op de deuren in het nieuwe pand. Zo is het duidelijk voor de verhuizers welke dozen en meubels in welke kamers komen.

Demonteren en verhuis klaar maken van meubels

De verhuizers kunnen natuurlijk zorgen voor het demonteren en verhuis klaar maken van uw meubels, maar u kunt er ook voor kiezen om dit zelf al te doen voor de verhuizing. Dit bespaart tijd op de verhuisdag en het scheelt ook vaak in kosten op de offerte.

Laat de vriezer ontdooien en maak deze samen met de koelkast goed schoon

Indien u een keuken ruimte hebt met een vriezer en koelkast die u mee laat verhuizen, laat de vriezer dan op tijd ontdooien en maak deze samen met de koelkast goed schoon.

Schakel externe monteurs in voor het de- en monteren en eventueel verhuizen van bijvoorbeeld koffie automaten, waterkoelers of printers, als deze geleased worden

Vaak leasen bedrijven grote apparaten zoals bijvoorbeeld een koffie automaat, waterkoeler of printer. Indien dit het geval is raden wij altijd aan om contact op te nemen met het bedrijf waar u het apparaat van leased. Zij sturen meestal een monteur die het apparaat zelf de- en monteert en soms ook verhuisd.

Haal vaste lampen en gordijnen die mee gaan alvast af

Indien er lampen of gordijnen zijn die mee verhuist worden, is het slim om deze voor de verhuizing alvast af te halen. Het afhalen en inpakken hiervan kan een verhuizer ook voor u verzorgen, indien u dit afspreekt, maar door dit zelf te doen scheelt het op de verhuisdag tijd en waarschijnlijk ook kosten op de offerte.

Stel de andere bedrijven in het oude en nieuwe pand op de hoogte van de verhuizing

Vertel de andere bedrijven waar u wellicht het oude en / of nieuwe pand mee deelt even over de aanstaande verhuizing. Zij kunnen dan rekening houden met het feit dat het die dag iets drukker is in het pand dan normaal en er bijvoorbeeld voor kiezen om thuis te werken of bepaalde afspraken buiten de deur in te plannen. Het is ook fijn als er een binnen lift gebruikt wordt met de verhuizing, dat deze niet vaak door andere bedrijven gebruikt wordt die dag. Dit scheelt een hoop tijd.

Meldt de verhuizing bij de beheerder van de lift

Indien er gebruik wordt gemaakt van een binnen lift met de verhuizing, is het slim om de beheerder van de lift op de hoogte te stellen. De lift wordt die dag veel gebruikt en als er een storing is, kan dit voor veel vertraging zorgen. Lift monteurs hebben soms minimaal 3 uur nodig om op locatie te komen. Door het aan te kondigen, kunnen zij er wellicht voor zorgen dat er iemand stand-by blijft in geval van nood.

Zorg voor bescherming aan het pand, vloeren en de lift op het laad- en losadres

Overleg met de huismeester even of er in het pand bescherming aangebracht kan worden aan de vloeren en in de lift. Natuurlijk werken de verhuizers erg voorzichtig en zullen zij niet zomaar schade toebrengen aan het pand. Een ongeluk zit echter in een klein hoekje. Door wat stucloper aan te brengen op de vloer in het pand en in de lift en door ook de muren van de lift te beschermen, kan er een hoop voorkomen worden.

Zorg dat het nieuwe pand helemaal in orde is voor de verhuizing

Kijk met de eigenaar of huismeester van het nieuwe pand even of alles daar in orde is voor de verhuizers aankomen. Denk dan aan de verwarming en verlichting, maar ook aan het IT gedeelte. Als het internet ook in orde is, kunnen de werkzaamheden van uw bedrijf na de verhuizing snel weer van start gaan.

Zorg voor genoeg parkeerplek voor de deur, voor de verhuiswagens

Kijk in overleg met de huismeester of contactpersoon van het verhuisbedrijf wat de beste plek is voor de verhuiswagen om te staan en uit te laden. Zet deze plek voor de verhuizing ook even af, zodat de verhuiswagen er die dag gelijk kan staan. Door de loopafstand naar de ingang zo klein mogelijk te maken, scheelt het een hoop tijd met de verhuizing.

Zorg indien nodig, samen met het verhuisbedrijf voor een ontheffing of parkeerbegeleider

Sommige panden zitten aan een drukke straat of smalle weg, die de verhuiswagen met in of uitladen eigenlijk alleen maar kan blokkeren. Zorg in dat geval samen met het verhuisbedrijf voor een ontheffing en eventueel een parkeerbegeleider. Andere weggebruikers weten dan dat zij die dag niet door de straat kunnen rijden, omdat er een verhuiswagen staat. Het scheelt een hoop discussie en getoeter als dit goed geregeld is.

Overleg met eigenaar oude pand over manier van achter laten gehuurde ruimte

Overleg even met de eigenaar of verhuurder van uw oude pand hoe zij het achter gelaten willen hebben. Nadat de verhuizers de inboedel ingeladen hebben, kan een eigenaar ervoor kiezen om de ruimte te laten verbouwen, maar misschien willen ze wel dat u ervoor zorgt dat het pand kaal en gestript achter blijft. Indien dit noodzakelijk is, kunt u hier iemand voor inschakelen of dit aan de verhuizer vragen om mee te nemen in de offerte.

Zorg voor een goede voorbereiding, zodat u op de dag zelf weinig hoeft te doen

Bovenstaande punten zijn allemaal verstandig om voor de verhuisdag te regelen, dit zorgt ervoor dat u op de drukke dag zelf het hoofd koel kunt houden en niet dan nog van alles moet regelen. U kunt dan de vakmensen gerust hun werk laten doen.

Tijdens de verhuizing

Loop met de voorman van het verhuisbedrijf een ronde door het pand en neem goed het draaiboek door

Nadat u de verhuizers heeft ontvangen en ze hebben een kopje koffie gehad, is het altijd slim om met de voorman een ronde door het pand te lopen. Bespreek even goed wat er gaat gebeuren en loop het draaiboek door, indien u deze heeft. De voorman kan zijn mannen vervolgens goede instructies geven om goed van start te gaan.

Zorg dat personeel op locatie herkenbaar is voor de verhuisploeg

Op een verhuisdag kan het een drukke bedoeling zijn en de verhuizers weten niet wie er allemaal werken bij uw bedrijf. Om te voorkomen dat er vreemde mensen in het pand komen, die wellicht op diefstal uit zijn, is het slim om even de mensen voor te stellen die namens uw bedrijf aanwezig zijn. U kunt personeel ook voorzien van een pasje. De verhuizers kunnen dan een ongenodigde gast even aanspreken om te zien of zij wel werkzaam zijn bij uw bedrijf en / of toestemming hebben om aanwezig te zijn.

Loop na afloop een sluitronde en controleer goed of alles mee is met de verhuizers

Zodra de verhuizers aangeven dat zij ingeladen zijn en klaar voor vertrek, loop dan altijd even een sluitronde met de voorman om te zien of er niet nog een kamer met inboedel vergeten is.

Sluit goed alle deuren en ramen voor vertrek

Tijdens het lopen van de check ronde is het gelijk een mooi moment om overal even de ramen en deuren goed af te sluiten.

Zet in het nieuwe pand alles zoveel mogelijk op de juiste plek, zodat het bedrijf zo snel mogelijk weer operationeel is

Door het maken van een indeling schets in het nieuwe pand en deze op iedere deur te plakken, is het meestal al duidelijk welke spullen waar komen te staan. Toch is het handig om rond te blijven lopen en aanwijzingen te geven. Het is voor u en voor de verhuizers fijn als alles gelijk op de juiste plek komt te staan. U kunt er samen met uw personeel dan ook voor zorgen dat iedere ruimte zo snel mogelijk weer operationeel is.

Loop na afloop ook in het nieuwe pand een ronde met de verhuisploeg

Een zware tafel of kast kan voor u en uw collega’s lastig zijn om te verplaatsen. Voor een ervaren verhuizer is dit een stuk makkelijker. Kijk daarom na afloop van de verhuizing nog even goed in iedere kamer of alles echt goed staat. Het is dan voor een verhuisploeg een kleine moeite om toch nog even een meubel anders neer te zetten.

Na de verhuizing

Maak de ruimtes in uw nieuwe pand zo snel mogelijk operationeel

De verhuizers plaatsen de inboedel zoals besproken in de nieuwe ruimtes. Het is altijd slim om met uw eigen personeel gelijk zodra de verhuizers klaar zijn te starten met uitpakken en inrichten. Op deze manier kunt u wellicht de volgende dag of zelfs die zelfde dag alweer aan de slag.

Uitpakken van de dozen

Meestal wordt ervoor gekozen om het uitpakken van dozen zelf met eigen personeel te doen. Dit is ook omdat u zelf het beste weet waar alles komt te staan. Wij raden altijd aan om dit gelijk na de verhuizing te doen. U kunt dan snel weer aan de slag en eventuele onverhoopte schades komen gelijk aan het licht. Ook kunt u gelijk een afspraak maken om de dozen op te laten halen.

Controleer direct na de verhuizing de inboedel op eventuele schades

Kijk tijdens het uitpakken direct of u schades tegenkomt en loop ook na afloop van de verhuizing een rondje en bekijk goed alle meubels en de muren en vloeren in het pand. Het is heel belangrijk om een schade direct te melden bij het verhuisbedrijf. Hoe langer dit duurt hoe lastiger het wordt om aan te tonen hoe het gebeurd kan zijn.

Maak een afspraak met het verhuisbedrijf voor het ophalen van de verhuismaterialen

Bel zodra u weet wanneer u klaar bent met uitpakken even met het verhuisbedrijf. Zij kunnen dan met u afspreken wanneer ze de materialen op komen halen. Het is voor de verhuizers fijn als alle materialen op 1 plek in het pand netjes opgestapeld worden.

Borrelen!

Vergeet als laatste niet met uw collega’s een borrel te drinken om de intrek in het nieuwe pand te vieren!